Projets, Équipes et notifications

Contenu

Projets

  • Vue d'ensemble

Équipes et notifications

  • Vue d'ensemble

  • Partager des fichiers avec un grand nombre de professionnels

  • Définir les autorisations

  • Travailler en collaboration

  • Suivi de l'historique des fichiers

  • Recevoir et afficher des notifications

  • Restez informé grâce au journal d'activité

Projets

Ratio.City a introduit les projets sur la plateforme afin de faciliter l'organisation du matériel lié aux projets. Un projet sert de plaque tournante pour stocker vos sites, vos plans de masse, vos rapports et vos récits. Vous pouvez accéder à chacun des outils à partir des projets, de sorte que votre flux de travail peut désormais s'articuler autour des besoins liés au projet.

La page de résumé du projet affiche tous les projets dont vous faites partie et l'ouverture d'un projet vous donne un aperçu de l'activité du projet, y compris les fichiers qui ont été créés, modifiés ou supprimés. Pour accéder à l'outil Développer ou à l'outil Récits, vous devez avoir ouvert un projet. Cela vous évitera d'avoir à retrouver vos fichiers plus tard et vous permettra de mieux gérer votre projet. En plus des fichiers, les projets comprennent également une fonction Équipes et Notification qui a été conçue pour améliorer la collaboration entre vous et vos partenaires de projet.

Grâce à des recherches approfondies auprès des utilisateurs, nous avons entendu de nombreux spécialistes du secteur dire que la collaboration était de la plus haute importance. Après avoir exploré certains des obstacles spécifiques aux processus de collaboration existants, les équipes et les notifications constituent la base d'une collaboration améliorée.

Avec Équipes et Notifications, vous pouvez : 

  • Partager des fichiers avec un grand nombre de professionnels : Ajouter de nouveaux membres d'équipe à votre projet pour partager, surveiller et suivre les progrès et les changements apportés aux fichiers Ratio.City.

  • Définir les autorisations : Contrôlez qui voit quoi grâce à la possibilité d'attribuer aux membres de l'équipe invités les fonctions d'administrateur, d'éditeur ou de spectateur (consultez la section "Définir les autorisations" pour en savoir plus). Les fichiers peuvent également être réservés à l'organisation qui a créé le projet.

  • Travailler en collaboration : Les fichiers peuvent être consultés par plusieurs utilisateurs en même temps. Si un seul rédacteur effectue des modifications à la fois, les autres membres de l'équipe peuvent observer les changements dans les masses en 3D ou des récits en temps réel.

  • Suivi de l'historique des fichiers : Gardez la trace des modifications apportées à un document, en sachant qui les a effectuées et en les visualisant. Sauvegarder une copie des anciennes versions si nécessaire

  • Recevez et consultez les notifications : Consultez les principales mises à jour du projet en un coup d'œil dans notre nouveau hub de notifications qui se trouve dans la barre d'outils supérieure. Les notifications sont liées au fichier référencé le cas échéant, ce qui permet d'y accéder facilement.  

  • Restez informé grâce au journal d'activité : Gardez un œil sur ce qui se passe et sur qui fait quoi dans chacun de vos projets grâce à un journal qui résume toute l'activité (plus besoin de faire défiler de longues chaînes d'e-mails).

Utilisez Équipes pour créer un groupe de personnes avec lesquelles vous pouvez partager des fichiers Ratio.City. Vous pouvez ajouter n'importe qui à votre équipe ! Avec notre nouveau type d'utilisateur Invité, tout le monde peut se connecter et voir le matériel lié au projet, il n'y a donc pas lieu de s'inquiéter si l'une des organisations avec lesquelles vous travaillez n'a pas (encore) d'abonnement à Ratio.City. 

  • Les comptes invités sont des comptes Ratio.City gratuits qui permettent aux utilisateurs qui n'ont pas d'abonnement de voir les fichiers des projets auxquels ils sont invités. Ils ne peuvent pas éditer de fichiers ni accéder aux autres outils de Ratio.City dans le cadre de la version gratuite.

  • Accédez à la nouvelle section "Équipes" de la page de résumé du projet ; cliquez sur le bouton "+ Nouveau membre" et saisissez l'adresse électronique de la personne que vous souhaitez voir rejoindre votre équipe. 

    • S'ils ont déjà un compte Ratio.City, ils recevront par courriel un lien direct vers votre projet. 

    • S'il ne le fait pas, il recevra par courrier électronique un lien lui permettant d'ouvrir un compte, ce qui déclenchera sa période d'essai gratuite. Ne vous inquiétez pas, ils ne sont pas obligés de payer une licence après la fin de l'essai gratuit. À la fin de la période d'essai, le compte de l'utilisateur sera transformé en compte d'invité, ce qui lui permettra d'accéder aux fichiers du projet. 

Lorsque vous ajoutez des membres de l'équipe à votre projet, vous pouvez attribuer un type d'autorisation à chaque personne : spectateur, éditeur ou administrateur. 

  • Les administrateurs ont le niveau d'autorisation le plus élevé pour un projet ; si vous créez un projet, vous êtes automatiquement affecté en tant qu'administrateur au départ. Les administrateurs peuvent créer et supprimer des projets et des fichiers de projet, ainsi que gérer l'équipe.

  • Les éditeurs peuvent créer, modifier et supprimer des fichiers au sein du projet, mais ils ne peuvent pas modifier les informations relatives au projet lui-même (comme la suppression de membres de l'équipe) ni déplacer des fichiers vers d'autres projets.

  • Les visiteurs sont des utilisateurs en lecture seule qui peuvent consulter les fichiers du projet et commenter les articles, mais ils ne peuvent pas les modifier.

Des droits d'administration peuvent être attribués aux membres de l'équipe à l'intérieur et en dehors de votre organisation.

Si vous attribuez des droits d'administrateur à une personne de votre organisation, elle pourra ajouter, supprimer et gérer les droits des membres de l'équipe de N'IMPORTE QUELLE organisation. Elle pourra également renommer, supprimer, restaurer et modifier les vignettes du projet. 

En attribuant des droits d'administrateur à une personne d'une organisation externe, vous autorisez ce membre de l'équipe à ajouter, supprimer et modifier les droits des membres de l'équipe UNIQUEMENT au sein de son organisation.

Dossiers privés

Lorsque vous créez un projet et que vous commencez à créer des masses et des récits, les fichiers sont automatiquement rendus publics, c'est-à-dire visibles par tous les membres de l'équipe. En cliquant sur l'icône de l'œil sous le fichier, vous rendrez le fichier privé, visible et accessible uniquement aux membres de l'équipe qui font partie de votre organisation. Cela permet au créateur du projet d'exercer un certain contrôle, en définissant les fichiers qui sont partagés avec l'extérieur. 

Le graphique ci-dessus illustre un paramètre par défaut, tandis que le graphique ci-dessous montre comment rendre un fichier privé et visible uniquement par les membres de votre organisation.

Le graphique suivant met en évidence certains des flux d'utilisateurs potentiels pour un utilisateur disposant d'une licence Contructeur payante.

Avec l'outil Équipes, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir un fichier en même temps. Cela s'applique en particulier aux Récits et aux masses.

Tous les membres de l'équipe qui sont actifs dans le fichier seront affichés dans la barre d'outils supérieure. Le premier créateur, éditeur ou administrateur à ouvrir le fichier et à y apporter une modification sera désigné comme l'éditeur "actif", ce qui verrouillera les champs de saisie pour tous les autres utilisateurs. Un seul utilisateur peut apporter des modifications à la fois. Lorsque l'éditeur actif ferme l'outil, le contrôle de l'édition peut être repris par un autre éditeur, créateur ou administrateur. En outre, en cas d'inactivité pendant 10 minutes, le contrôle de l'édition est également remis en jeu. Le premier éditeur, créateur ou administrateur à modifier les valeurs se verra attribuer le nouveau rôle d'éditeur "actif".  

Les utilisateurs inactifs ne pourront pas apporter de modifications, mais ils pourront voir les modifications apportées en direct par l'utilisateur actif. Dans les Récits, toutes les personnes présentes dans le fichier pourront faire des commentaires ou ajouter des autocollants, y compris les spectateurs. 

L'outil Récits dispose de fonctions de collaboration supplémentaires dans la barre d'outils supérieure. Lorsque vous ouvrez un Récit, vous voyez deux boutons : "Aperçu" et "Présence en direct". 

  • L'aperçu est une fonction qui permet aux utilisateurs de visualiser l'article en plein écran, avec une vue plus ciblée du contenu. 

  • La fonction "Présence en direct" n'est accessible qu'à l'éditeur "actif". En cliquant sur ce bouton, vous attirerez tous les utilisateurs actifs dans le fichier vers votre vue en mode suivi. Cette fonction est très utile pour les réunions et les présentations, car elle permet de s'assurer que tous les utilisateurs suivent le contenu spécifique discuté. Les utilisateurs peuvent choisir de s'éloigner de la vue "en direct" s'ils le souhaitent. 

Lors de l'introduction d'Équipes, nous avons entendu beaucoup d'inquiétudes lors des recherches et des tests auprès des utilisateurs concernant la perte ou l'écrasement de fichiers. Les utilisateurs étaient très inquiets à l'idée que leur travail puisse être supprimé ou modifié sans qu'il soit possible de le restaurer. 

La fonction d'historique des fichiers est disponible pour les masses et les récits. Chaque session avec un éditeur actif enregistrera une version du fichier dans l'historique. En accédant à l'historique des fichiers, vous pouvez voir : 

  • Différentes versions de votre fichier 

  • L'heure et la date de création de chaque version 

  • L'éditeur qui a créé la version 

  • Une capture d'écran du fichier (lorsque vous cliquez)

Vous pouvez naviguer dans l'historique des fichiers et enregistrer une copie de n'importe quelle version. Ainsi, si une fichier a été accidentellement écrasé ou si vous souhaitez itérer séparément sur une ancienne version, vous pouvez le faire facilement. 

Le centre de notifications (icône de cloche) se trouve en haut à droite de la barre d'outils principale et alerte les utilisateurs dans les cas suivants : 

  • Un administrateur vous a ajouté à un projet 

  • Un administrateur a modifié vos permissions pour un projet 

  • Un administrateur a renommé un projet 

  • Un éditeur, un créateur ou un administrateur a renommé un fichier 

  • Un éditeur, un créateur ou un administrateur a supprimé un fichier 

  • Un éditeur, un créateur ou un administrateur a restauré un fichier 

Le hub Notifications est destiné à fournir des notifications de haut niveau au niveau du projet. Les fichiers référencés seront interactifs (le cas échéant) afin d'en faciliter l'accès aux utilisateurs. Pour des détails spécifiques sur l'activité du projet dans les fichiers, vous pouvez consulter le journal d'activité. 

Bien que le journal d'activité ne soit pas une nouvelle fonctionnalité, les utilisateurs remarqueront l'ajout de l'activité des membres de leur équipe. Le journal d'activité fournira une mise à jour lorsque : 

  • Un projet a été créé 

  • Un nouvel administrateur a été désigné 

  • Un nouveau coéquipier a été ajouté (et son niveau d'autorisation) 

  • Un coéquipier a été retiré de l'équipe 

  • Un projet a été renommé 

  • Un fichier a été ajouté 

  • Un fichier a été modifié 

  • Un fichier a été supprimé 

  • Un fichier a été restauré 

Contactez notre équipe au courriel suivant hello@ratio.city si vous avez des questions, des commentaires, des suggestions, ou pour réserver une session de formation pour vous ou votre équipe.